Registrare correttamente incassi e pagamenti è solo una parte del lavoro amministrativo. Alla fine, rimane sempre una domanda fondamentale: quello che risulta nel gestionale corrisponde davvero a quello che è passato sul conto corrente?
Con la nuova funzione di Conciliazione bancaria, CMO permette di confrontare direttamente i movimenti dell’estratto conto con quelli presenti in Prima Nota, evidenziando automaticamente corrispondenze, movimenti mancanti e anomalie.
L’obiettivo è semplice: ridurre il controllo manuale e arrivare rapidamente a una Prima Nota che corrisponda al conto bancario.
Dall’estratto conto alla verifica della Prima Nota
Il funzionamento parte da un elemento certo: l’estratto conto della banca.
L’utente importa in CMO il file dei movimenti bancari. Il sistema acquisisce le operazioni mantenendo informazioni come data operazione, data valuta, importo, segno e descrizione fornita dalla banca.
A questo punto CMO confronta i movimenti dell’estratto conto con quelli già presenti in Prima Nota.
Le operazioni che trovano una corrispondenza vengono riconosciute automaticamente. L’utente può quindi concentrarsi soltanto su ciò che richiede attenzione.
Questo consente di individuare rapidamente situazioni come:
- un movimento bancario non ancora registrato;
- un incasso o pagamento mancante;
- più registrazioni di Prima Nota corrispondenti a un unico movimento bancario;
- commissioni, bolli, interessi e altre operazioni bancarie;
- una registrazione effettuata sul conto sbagliato;
- differenze tra quanto registrato nel gestionale e quanto realmente transitato in banca.
La schermata di conciliazione mostra inoltre i totali di entrate e uscite dell’estratto conto e della Prima Nota, rendendo immediatamente visibili eventuali differenze residue.
Non solo controllo: CMO aiuta a completare ciò che manca
La conciliazione non si limita a segnalare un problema.
Quando un movimento dell’estratto conto non trova una corrispondenza, CMO permette di intervenire direttamente dalla stessa schermata.
Se si tratta, ad esempio, di un bonifico relativo a una fattura, è possibile ricercare il cliente o fornitore e i relativi documenti aperti e registrare l’incasso o il pagamento attraverso il normale flusso CMO.
Il movimento viene quindi collegato al documento e la Prima Nota viene generata secondo le normali regole del gestionale.
Per operazioni che non derivano invece da un documento — ad esempio alcune spese bancarie — è possibile creare direttamente il relativo movimento di Prima Nota.
In questo modo la conciliazione diventa anche uno strumento operativo per completare le registrazioni mancanti senza dover passare continuamente da una funzione all’altra del gestionale.
Anche gli errori sul conto diventano visibili
Una delle situazioni più difficili da individuare manualmente è quella in cui il movimento esiste già, con importo e caratteristiche corrette, ma è stato registrato sul conto finanziario sbagliato.
Ad esempio, un pagamento transitato dal conto corrente potrebbe essere stato registrato per errore sulla cassa, su PayPal o su un altro conto bancario.
CMO verifica anche queste situazioni.
Quando trova una corrispondenza compatibile su un altro conto, non crea un nuovo movimento duplicato: segnala invece l’anomalia e permette all’operatore di raggiungere la registrazione che l’ha originata per correggerla.
È un principio importante: la conciliazione non deve “nascondere” gli errori facendo tornare artificialmente i saldi, ma deve aiutare a individuarli e correggerli alla fonte.
Un processo integrato con documenti, scadenze e Prima Nota
La nuova funzione nasce come parte integrante dell’ERP CMO.
La conciliazione può infatti mettere in relazione:
Estratto conto → Movimento bancario → Cliente/Fornitore → Documento → Scadenza → Incasso/Pagamento → Prima Nota
È questa integrazione a fare la differenza rispetto a un semplice confronto tra due elenchi di movimenti.
CMO dispone già delle informazioni relative a clienti, fornitori, fatture, scadenze, incassi, pagamenti e conti finanziari: la conciliazione bancaria utilizza queste informazioni per accompagnare l’operatore fino alla soluzione dell’anomalia.
Automatica dove possibile, sotto il controllo dell’operatore dove necessario
Il motore di conciliazione utilizza regole deterministiche per confrontare importi, segni, date e altre informazioni disponibili.
Quando la corrispondenza è sufficientemente chiara, viene proposta automaticamente. Quando invece esistono elementi che richiedono una decisione, il movimento rimane da verificare/conciliare.
La funzione è quindi disponibile anche nelle installazioni CMO che non utilizzano i servizi AI.
L’intelligenza artificiale potrà eventualmente rappresentare in futuro un ulteriore livello di assistenza per interpretare causali particolarmente complesse o ambigue, ma non costituisce una dipendenza della funzione di conciliazione.
Meno controlli manuali, maggiore affidabilità
La nuova Conciliazione bancaria nasce soprattutto per eliminare un’attività tanto necessaria quanto poco produttiva: confrontare manualmente righe dell’estratto conto, Prima Nota, fatture e scadenze cercando di capire perché i valori non coincidono.
Con CMO il processo diventa:
Importa → Confronta → Verifica le anomalie → Correggi → Concilia
Il risultato è una Prima Nota più facilmente verificabile, meno possibilità di duplicazioni o movimenti dimenticati e soprattutto molto meno tempo dedicato alla ricerca delle differenze.
La Conciliazione bancaria entra così a far parte degli strumenti amministrativi integrati di CMO, proseguendo l’evoluzione della piattaforma verso una gestione aziendale nella quale dati, documenti e processi non sono funzioni separate, ma parti dello stesso flusso operativo.