Fotografa gli scontrini, acquisisci i dati e prepara la documentazione della nota spese. La nuova funzionalità di CMO semplifica il lavoro di collaboratori e amministrazione, lasciando all’utente il controllo finale.
Un pranzo durante una trasferta, un pedaggio, una notte in albergo. Le spese si accumulano durante il mese e, al momento di preparare il rimborso, arriva il lavoro meno piacevole: recuperare gli scontrini, leggere le ricevute e riportare date e importi.
Con la nuova gestione delle Note Spese di CMO, questo lavoro diventa più semplice. L’acquisizione delle fotografie e l’elaborazione con intelligenza artificiale aiutano a trasformare i documenti cartacei in righe da controllare, completare e confermare direttamente nel gestionale.
Dalle fotografie al dettaglio delle spese
Il punto di partenza sono le immagini degli scontrini. Si possono importare le fotografie, anche raccolte in un archivio ZIP, e avviare l’elaborazione.
Il sistema individua i singoli scontrini nelle immagini e ne legge i dati attraverso OCR e AI: data, esercente, partita IVA, numero del documento e importo, quando presenti e leggibili. Anche una fotografia che contiene più scontrini può essere elaborata per ricavare documenti distinti.
Ogni scontrino viene associato alla propria immagine e inserito nel dettaglio della nota spese. Si riducono così la trascrizione manuale e i passaggi tra fotografie, fogli di calcolo e documenti separati.
L’AI prepara i dati, l’utente li conferma
Una ricevuta sbiadita o una fotografia poco nitida possono lasciare alcuni dati incompleti. Per questo, nella gestione CMO, la lettura automatica è affiancata da strumenti di revisione.
L’immagine dello scontrino e i suoi dati sono visibili uno accanto all’altro, così da confrontarli e correggerli con facilità. I campi che richiedono attenzione vengono evidenziati; l’utente può completare le informazioni, correggere un valore, assegnare la categoria di spesa e confermare il documento.
È possibile anche richiedere una nuova lettura OCR e AI. La conferma resta un passaggio esplicito: i dati acquisiti vengono proposti per la verifica prima di essere utilizzati nel conteggio delle spese confermate.
Gli scontrini dello stesso esercente si aiutano a vicenda
Nelle trasferte capita spesso di tornare nello stesso ristorante o utilizzare più volte lo stesso servizio. CMO può utilizzare le informazioni già lette negli altri scontrini della stessa nota per completare alcuni campi mancanti.
Per esempio, una partita IVA leggibile in una ricevuta può aiutare a completarne un’altra dello stesso esercente. Il completamento avviene in presenza di corrispondenze univoche, senza sovrascrivere i dati già presenti. Quando le informazioni non sono sufficienti, il dato rimane da integrare.
Due PDF coordinati, pronti da consultare
Terminata la revisione, dalla nota selezionata si possono generare due documenti complementari:
- PDF elenco scontrini, con numerazione, dati contabili, importi individuali e totale.
- PDF foto scontrini, con le immagini ritagliate e numerate in corrispondenza delle righe dell’elenco.
La numerazione comune permette di risalire rapidamente da una spesa al suo giustificativo. Gli scontrini possono inoltre essere riordinati per data, mantenendo allineati i riferimenti tra elenco e immagini.
Anche i viaggi e il rimborso chilometrico
La gestione comprende anche il dettaglio dei viaggi: data, partenza, destinazione, cliente di riferimento, chilometri complessivi di andata e ritorno e tariffa al chilometro.
La tariffa ACI impostata può essere applicata a tutti i viaggi della nota, ricalcolando i relativi importi. Il rimborso chilometrico dispone di un PDF dedicato e contribuisce, insieme alle spese confermate, al totale della nota.
Meno trascrizioni, documenti più ordinati
La nuova funzionalità riunisce acquisizione, revisione e stampa in un unico percorso all’interno di CMO. Per chi presenta le spese significa meno dati da ricopiare; per l’amministrazione, un dettaglio più facile da consultare e giustificativi collegati alle singole voci.
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