La fattura elettronica, per avere valenza fiscale deve rispettare precise caratteristiche capaci di garantire al documento fiscale inalterabilità e integrità nel tempo. In particolare il file XML (eXtensible Markup Language), generato secondo le specifiche fornite dall’Agenzia delle Entrate (il tracciato è stato recentemente aggiornato alla versione 1.6.1), deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, non deve contenere codice eseguibile né macroistruzioni e deve essere trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI), incaricato di recapitarlo al destinatario.
Il file dell’e-fattura può essere predisposto mediante i sistemi informatici (procedura web, app e software) messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, o mediante software propri, o messi a disposizione da parte di un intermediario.
Dal momento che la fattura viene consegnata da SdI, il cliente che la riceve ha circa due settimane di tempo per restituire una risposta (notifica di cessionario/committente) di accettazione o rifiuto.
In pratica il sistema lascia al cliente questo margine di tempo per controllare la regolarità formale della fattura (oggetto della fattura, importi, presenza di CIG e CUP, indicazione della corretta aliquota IVA, indicazione dell’eventuale split payment, ecc.). Nei casi in cui il cliente non intraprende alcuna delle due azioni (accettazione o rifiuto), lo SdI invia una notifica di decorrenza termini di consegna.
Vediamo quindi, in dettaglio, cosa implica la notifica di decorrenza dei termini e come è possibile porvi rimedio, senza conseguenze ai fini fiscali.
Decorrenza dei Termini della Fattura Elettronica
Nel processo di trasmissione della fattura elettronica fondamentale è il Sistema di Interscambio (SdI) che riveste in estrema sintesi il ruolo del postino del sistema e-fattura. Se non viene emessa in formato strutturato e non transita dallo SdI la fattura elettronica viene considerata come non emessa.
Quando un fornitore emette una fattura elettronica la inoltra al cliente destinatario attraverso lo SdI, usando uno o più “canali” di trasmissione (PEC, FTP, ecc.), quindi il Sistema si occupa di effettuare i controlli formali sull’e-fattura e di recapitarla al destinatario e al Fisco. A seconda dei casi lo SdI invia differenti messaggi (accettazione, scarto, ricevuta di consegna, notifica di decorrenza dei termini e così via).
Una volta che SdI ha consegnato la fattura alla PA o in generale al cliente destinatario, questo ha tre possibilità:
- Restituire a SdI una notifica di cessionario/committente di accettazione della fattura. Appare utile precisare che il fatto che il cliente restituisca una notifica di accettazione relativa alla fattura ricevuta dal SdI non significa necessariamente che verrà pagata. La liquidazione della fattura è infatti un processo esterno sia al gestionale che al Sistema di Interscambio;
- Restituire a SdI una notifica di cessionario/committente di rifiuto della fattura. In questo caso nel messaggio, al campo “Descrizione”, solitamente si trovano indicati la motivazione del rifiuto e il comportamento che l’utente deve seguire per far accettare la fattura. Si tratta tuttavia di due indicazioni facoltative, se non presenti è necessario contattare il cliente per conoscere le motivazioni del rifiuto. In questa situazione il trasmittente, dopo aver eliminato la causa del precedente rigetto, ha la possibilità di riemettere la fattura con lo stesso numero senza temere che il SdI la scarti per questo motivo;
- Far decorrere i termini di consegna senza restituire a SdI alcuna notifica di cessionario/committente. In questo caso, come abbiamo visto analizzando i messaggi inviati dallo Sistema di Interscambio, questo manda al mittende una notifica di decorrenza termini per indicare che sono passati 15 giorni dalla consegna della fattura al cliente e che il ricevente non ha inviato alcuna risposta.
Notifica di Decorrenza dei Termini: Cosa Fare
Diversamente dai casi in cui la fattura viene scartata dal SdI, con i relativi codici di errore, dopo l’invio della notifica di decorrenza termini, la fattura si considera emessa dal punto di vista fiscale.
Questo perché, dal punto di vista dello SdI, la fattura viene considerata regolarmente consegnata e il flusso (ricezione e consegna alla PA) si ritiene concluso. Ciò implica che qualsiasi eventuale fattura ritrasmessa dopo questa notifica verrà scartata dallo SdI, così come e qualsiasi altra comunicazione ad essa relativa.
Quello che accade a livello normativo è che la decorrenza del termine di 15 giorni implica l’accettazione meramente formale e tecnico-fiscale da parte del Sistema di Interscambio e non sostanziale da parte del cliente. La fase che conclude il processo della fatturazione elettronica è infatti la sua liquidazione da parte del cliente.
Lo scopo dell’invio della notifica dei termini di decorrenza da parte dello SdI sono stati chiariti dal Ministero delle Finanze con il D.M. n.55 del 03/042011 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244), all’allegato C (Linee guida):
“La necessità di fornire tempestiva comunicazione al fornitore dell’accettazione o disconoscimento del documento contabile in modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle fatture emesse, obbliga il Sistema di Interscambio a fissare un termine – pari a quello previsto nel D.Lgs. n. 52/2004 che modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, attualmente 15 giorni – decorso il quale lo stesso invia un messaggio di decorrenza termini tanto all’ufficio quanto al fornitore”.
La scadenza del termine di decorrenza di 15 giorni deve essere quindi intesa come un modo per consentire al fornitore di prestazioni, beni e servizi di procedere agli adempimenti fiscali, senza alcuna valenza sostanziale in merito all’accettazione della fattura il cui controllo da parte del cliente potrebbe non essere ancora avvenuto.
In parole povere: la fattura può ancora essere contestata.
Nel caso in cui si riceva dallo SdI la notifica di decorrenza dei termini, considerato che il committente non ha né accettato né scartato il documento fiscale, è consigliabile contattarlo per chiarire lo stato della fattura elettronica e sentire perché non ha inviato una notifica di accettazione o rifiuto della fattura:
- nel caso in cui il cliente richieda di correggere la fattura dopo la notifica di decorrenza termini si renderà necessario emettere una nota di credito per annullare la fattura emessa, per poi emetterne una nuova con numero differente, da inviare nuovamente al Sistema di Interscambio (se si utilizza lo stesso numero si riceve un messaggio di scarto da parte dello SdI);
- qualora il cliente ritenga accettata la fattura dovrà procedere normalmente al suo pagamento.
Segnaliamo che una dei motivi più frequenti per cui il cliente non invia la notifica di accettazione della fattura, pur non avendo intenzione di contestarla è per via dell’errata indicazione della PEC del cliente. Ricordiamo che in questi casi il cliente ha sempre la possibilità consultare le fatture elettroniche ricevute nella propria pagina dedicata nel sito Agenzia Entrate accessibile tramite le proprie credenziali Entratel/Fisconline o SPID.
Irreversibilità di Accettazione, Rifiuto e Decorrenza
Sottolineiamo infine che tutte le operazioni di cui abbiamo parlato – accettazione, rifiuto e decorrenza termini – sono operazioni irreversibili: una volta che SdI trasmette queste notifiche non è possibile modificarle.
Questo non significa che l’errore che ha portato all’invio di tali notifiche non possa essere corretto:
- se la fattura è stata rifiutata per errore, il fornitore dovrà riemettere la fattura;
- se la fattura è stata accettata per errore, così come in caso di decorrenza dei termini, una volta esplicitate le eventuali contestazioni da parte del cliente e apportate le dovute correzioni, sarà necessario emettere una nota di credito e quindi, eventualmente una nuova fattura con un numero differente, da ritrasmettere allo SdI.